Een notariskantoor of juridische praktijk controleert regelmatig identiteitsdocumenten, maar is geen grensbalie. Er is geen tweede lijn om naar door te verwijzen, geen ploeg getrainde onderzoekers en geen realistisch vooruitzicht op het soort training dat een immigratiemedewerker krijgt. De nuttige vraag is wat evenredig is.
Wat de verplichting meestal inhoudt
Beroepspraktijken controleren de identiteit omdat zij moeten vaststellen wie een partij is voordat een handeling rechtsgevolg krijgt. De verplichting is normaal gesproken om redelijke stappen te zetten, niet om forensische zekerheid te bereiken.
Dat onderscheid bepaalt alles. Een praktijk hoeft niet te kunnen vaststellen hoe een document is vervalst. Ze moet kunnen opmerken dat er iets niet klopt en op die grond weigeren verder te gaan, en dat is een veel lagere lat die met bescheiden middelen haalbaar is.
Drie controles zonder apparatuur
De machineleesbare zone tegenover de visuele zone. Op een paspoort of reisdocument bevatten de twee regels onderaan de persoonsgegevenspagina controlecijfers die uit de gedrukte gegevens zijn berekend. Als een datum of nummer is gewijzigd zonder het cijfer opnieuw te berekenen, komen de twee niet overeen. Geen referentiemateriaal, geen instrument, en het levert een harde inconsistentie op in plaats van een indruk. Zie de controle van de machineleesbare zone en ICAO 9303 uitgelegd.
Fysieke hantering. Gewicht, randen van het laminaat, of de persoonsgegevenspagina over het hele oppervlak even dik aanvoelt, of de binding intact is. Grove wijzigingen zijn vaak eerder voelbaar dan zichtbaar.
Kantelen. Optisch variabele kenmerken veranderen bewust met de kijkhoek. Een reproductie kan dat niet, en een foto van een hologram ziet er verkeerd uit zodra hij beweegt. Zie echtheidskenmerken die van de kijkhoek afhangen.
Die drie kosten minder dan een minuut en vangen een aanzienlijk deel van de problemen af.
Twee evenredige aanvullingen
Een UV-bron van 365 nm. De reactie van het substraat onder UV is een van de snelste onderscheidende controles die er zijn. Documenten op gewoon papier lichten op door de optische witmakers in commercieel papier, terwijl echt substraat dat niet doet. Die ene waarneming is meer waard dan het meeste wat een ongetrainde onderzoeker over specifieke echtheidskenmerken zou kunnen leren. Zie hoe u UV-inkt op identiteitsdocumenten controleert en UV-zaklampen.
Een verlichte loep. Iets rond 10x met eigen verlichting. Microdruk die tekst wordt in plaats van een grijze lijn, en randen van tekens die er gedrukt uitzien in plaats van getekend. Zie 10x, 15x of 30x vergroting.
Samen kosten die twee weinig, vragen ze vrijwel geen training voor basisgebruik en brengen ze een praktijk van vertrouwen op het uiterlijk naar daadwerkelijk iets toetsen.
Waar u de grens trekt
De eerlijke grens is dat een beroepspraktijk een goed gemaakte vervalsing niet betrouwbaar van een echt document kan onderscheiden, en geen proces moet inrichten dat ervan uitgaat dat dat wel kan.
Wat ze wel kan, is een vastgelegde, consistente procedure invoeren, inconsistenties opmerken en weigeren verder te gaan wanneer iets niet wordt opgehelderd. Dat is verdedigbaar. Niet verdedigbaar is een inconsistent proces waarin sommige cliënten zorgvuldig worden gecontroleerd en andere niet, omdat dat verschil achteraf moeilijk te rechtvaardigen is.
Twee regels maken het consistent. Elk document krijgt dezelfde controles, ongeacht hoe de cliënt overkomt. En een onopgeloste twijfel betekent dat de zaak op basis van dat document niet doorgaat, in plaats van dat die wordt afgewogen tegen commerciële belangen.
Referentiemateriaal, voordelig
Het verschil tussen opmerken dat iets vreemd is en weten dat het fout is, is referentiemateriaal. Een praktijk heeft geen bibliotheek nodig. Ze moet weten hoe de twee of drie documenttypen die ze het vaakst ziet eruit horen te zien.
Er bestaan gepubliceerde referentiebronnen voor reisdocumenten, en die zijn de praktische route voor een kantoor dat geen collectie exemplaren kan opbouwen. Het principe staat uitgelegd in referentiemateriaal opbouwen.
Vastleggen wat er is gedaan
Als een controle ooit ter discussie staat, is het verslag wat haar verdedigt. Noteer welk document werd getoond, welke controles zijn uitgevoerd en de uitkomst van elke controle, ook van de controles die normaal waren.
Dat laatste deel ontbreekt meestal. Een dossier waarin alleen staat dat de identiteit is gecontroleerd, kan niet aantonen hoe, en een dossier met de uitgevoerde controles wel. Zie een bevinding vastleggen.
Veelgestelde vragen
Is een kopie van het document voldoende?
Voor de hier beschreven controles niet. Substraatreactie, voelbare kenmerken en optisch variabele elementen vereisen allemaal het fysieke document. Een kopie legt vast dat er een document is getoond, niet dat het echt was.
Kan identiteit op afstand worden gecontroleerd?
Controle op afstand werkt met andere mechanismen, waaronder het uitlezen van de chip en liveness-controles, en kent andere faalwijzen dan fysieke controle. Zie ID-controles op afstand en visuele versus digitale authenticatie.
Hoeveel training is realistisch?
Een korte sessie over de rekenregels van de MRZ, de reactie van het substraat onder UV en hoe microdruk eruit hoort te zien, is in een middag haalbaar en dekt het grootste deel van de praktische waarde. Zie training in documentauthenticatie.
Wat als een cliënt bezwaar maakt tegen de controles?
Een consistente procedure die voor iedereen geldt, is makkelijker uit te leggen dan een selectieve, en dat is een van de redenen om haar uniform te maken.
Werken verblijfsvergunningen en ID-kaarten op dezelfde manier?
De principes zijn overdraagbaar, al verschillen nationale ID-kaarten veel meer dan reisdocumenten, omdat ze buiten de norm voor reisdocumenten vallen. Zie ID-kaart versus paspoort en verblijfsvergunningen.
Wat u vervolgens kunt doen
Voor de meeste beroepspraktijken is een UV-bron van 365nm, een verlichte loep en een schriftelijke procedure van drie stappen die bij elke cliënt wordt toegepast het evenredige antwoord. Bekijk het volledige apparatuur voor documentauthenticatie assortiment, of kijk naar UV-zaklampen en handloepen voor documentcontrole. Voor hulp bij het specificeren van een opstelling voor een klein kantoor, een offerte aanvragen.
